La comptabilité d'une PME & la folie du papier

Mise en contexte:
Mon chum a une compagnie de construction et une technicienne comptable vient travailler chez nous 2 jours par semaine. Elle a 50+ ans et elle adoooore imprimer.
Non seulement elle passe un paquet de papier par semaine et c’est épouvantable pour l’environnement, mais le bureau est rempli de boîtes et de dossiers papiers. J’ai littéralement le 1/5e de l’espace, ils empiètent partout autour de moi AHHAHAH

Questions:

  • Comment est-ce que vous gérez le papier, les factures, etc. dans vos PME?
  • Si on décide de prendre le virage numérique et tout scanner, est-ce qu’il faut quand même garder les copies papier?
  • Est-ce que le gouvernement peut exiger d’avoir les copies papiers? Si oui pour combien de temps faut garder?
  • Est-ce qu’il y a des choses à garder papier absolument selon vous?

Est-ce que vous vous faites des dossiers avec toutes les copies de factures par exemple pour le compte visa ou alors vous les trouverez en temps et lieu si vous vous faites vérifier?

Merci la gang!

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Allo,

Je ne sais pas si le gouvernement peux exiger les copies papiers, mais tu dois garder tes documents pendant 7 ans.

Bonne journée !

Comme tu as pu remarqué, on a commencé à prendre Zoho Expense pour gérer nos dépenses. Tu m’entends chialer à chaque 3 mois à quel point notre comptabilité c’est de la marde hahaha alors j’essaie de simplifier les choses le plus possible.

Donc, avec Zoho, c’est possible de prendre une photo de ta facture et il va l’analyser pour déterminer la date, le prix et la catégorie. Tu peux également spécifier les taxes, ce qui sauve une tonne de temps lors des rapports de taxes.

Ça s’intègre avec Zoho Books, donc tu peux également faire ta conciliation bancaire à partir de là et dire quel carte de crédit/compte en banque a déboursé la dépense.

Le plus cool, c’est la possibilité d’envoyer tes factures par courriel et qu’il l’analyse automatiquement.

Je me suis donc fait des règles dans Gmail pour que les factures importantes et récurrentes s’envoient automatiquement dans le système.

Puisque tu as des photos, pas besoin de conserver les copies papier.

Je recommande fortement, à date c’est super bien!

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Salut,

Zoho ont maintenant un programme de partenariat, comme je baigne dans les logiciels comptables depuis très longtemps je suis devenu partenaire (Zoho Advisor) pour Zoho Finance. J’adore le programme, facile à implanter et à utiliser, plein d’intégrations et en français. Je vais proposer une offre exclusive sur La Tranchée très bientôt, à suivre.
Merci,
Rej

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Salut @Marie_Pierre

Comme on a parlé brièvement sur ma présentation sur le forum, la comptabilité sans papier, c’est mon sujet favori :joy:

Du papier, on est a pratiquement pas! (De la décoration non plus, selon ma femme :joy)

Quelques trucs qui pourront certainement vous aider :

  • Avoir deux écrans c’est la base pour être efficace sans papier
  • Toutes pièces justificatives que vous avez (factures de ventes, d’achats etc.) vous pouvez les numériser et puis les détruire (vous avez bien lu) Revenu Québec et Revenu Canada acceptent ce qui est numérisé, tant qu’on y trouve toute l’information nécessaire pour justifier la dépense.

Pour les sceptiques :

à plusieurs endroits sur le site de Revenu Québec, dont sur cette page, Revenu Québec fait mention de pièces justificatives sur support électronique : Conservation des registres et des pièces justificatives

De même que pour l’Agence du revenu du Canada : Supports acceptés, imagerie de document papier et copies de sauvegarde de fichiers électroniques

  • Avec AdobeAcrobat tu peux annoter les documents, tu peux aussi le faire avec les documents qui sont stockés sur evernote et dernièrement j’utilise un nouvel outil pour annoter mes fichier PDF et pour avoir un bloc note qui a un “paper feel” que je peux trainer partout, ça s’appelle Remarkable et ça ressemble à ça :

reMarkable-Tablet-Review-016

  • Ensuite c’est certain que comme tu n’es pas à l’abri de perdre de documents numérisés, un système de backup automatique c’est assez important :wink:
  • Sinon y’a aussi plein d’astuces comme: les dépôts mobiles, l’envoie de facture numérique plutôt que papier, demander à ces fournisseurs de recevoir par courriel plutôt qu papier etc.

Ceux qui sont pas convaincu que le sans papier c’est plus efficace, je vous invite à lire mon blogue sur le sujet : Pourquoi avoir un bureau sans papier

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Pour moi tout est là!

Faut lui imposer votre mentalité numérique, je gage qu’elle lit son journal de Montréal papier à la maison :joy:

Elle imprime pour rien à mon avis.

Pour le reste l’organisateur WoW! Bel article ! Bravo @sebastien.henault

Ancienne croyance et loi je crois. On peux
Numériser et conserver c’est document 7 ans pour futur vérification et si jamais un fatiguant veux une version papier tu imprime…ou mieux tu lui demande gentiment son courriel: et dans le courriel tu envoie le document et mentionne , voici le fichier à imprimer… au besoin! Voilà!

AMEN !!! :raised_hands:

Merci pour les infos, je te reviens si j’ai d’autres questions (ça risque fort d’arriver :wink: )

Alors cela fait longtemps que je ne suis pas passé ici. Découverte du dropshipping et présence intense sur LinkedIn.

Je gère ma documentation avec un système de classement sur le cloud. Google drive, DropBox.

Le truc et spécialement avec la construction (Rapport ccq et hypothèque légal), c’est qu’il faut quand même avoir un système de classement. J’ai une méthode d’archivage numérique.

Olivier utilise zoho et certains de mes clients utilisent ce logiciel. En général, j’utilise Quickbooks avec ReceiptBank, Zapier et d’autres logicels pour automatiser le max de truc.

Voilà

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@Pablo_Lecavalier J’ai Quickbook, est-ce que je peux réussir à automatiser autant qu’avez Zoho? J’ai le logiciel BEST pour mon système caisse, et je dois rentrer actuellement les transactions manuellement et c’est vraiment chiant, et avec la 2e boutique qui arrive ouffff! Je suis prête à te prendre à contrat pour m’Aider à automatiser le plus de trucs possible en fonction de ma situation :slight_smile:

J’utilise Wave (https://www.waveapps.com/), que je trouve fabuleux, je n’ai presque plus besoin d’une comptable :

  • Tout se passe en ligne : il est connecté à tes comptes de banques pour toutes les transactions. Tu fais tes factures en lignes, périodiques ou non, états de comptes, facture d’achat, conciliation bancaire, rapport de taxes, tout est automatisé. Quand tu reçois un virement, tu as juste à dire que ça vient d’une facture, il va quasiment te la trouver toute seule.
  • Des reçus : tu as une application sur ton téléphone qui envoie la photo directement dans l’application (il te récupère par reconnaissance de caractère le montant, la date, et le nom)
  • Tu peux faire des factures à partir d’une application sur ton téléphone.

Ses avantages :

  • Il est gratuit sauf si tu actives le paiement en ligne pour les factures (leur modèle d’affaire est de prendre une commission sur les paiements).
  • Il est très simple et très intuitif.

Son inconvénient : il est en anglais seulement.
Même si sur tes documents envoyés, tu peux quasiment tout mettre en français.

Je vous conseille de vous faire aider par votre comptable pour créer les comptes de vente et d’achat.
Je pense qu’il est très bien pour les travailleurs autonomes ou les très petites entreprises. (il y a même un module de paye qui je crois n’est pas compatible avec le Québec).

Pour avoir pendant longtemps eu des logiciels comptable traditionnels (comme Sage), celui-là est une vrai bouffée d’oxygène.

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