Gestion de documents - Paperless ou Zéro-papier

[MARC_LECLERC]

Quel outils utilisez-vous pour gérer vos documents (objectif paperless ou zéro-papier) ?

Mon objectif serait que d’ici le 1er janvier que tout document soit numérique seulement !

Pour l’instant, j’utilise les outils suivants, mais je ne suis pas convaincu d’avoir LA ou les meilleurs solutions :

Office365 pour les applications bureutiques
Onedrive pour le stockage cloud
Evernote pour les notes à conserver et multiplateforme
Pocket comme aspirateur de site web
Wave pour la comptabilité
Agenda sur Google
Bitwarden pour la gestion des mots de passe

Je scanne mes documents avec un ancien appareil NEAT, mais malheureusement ce n’est plus supporté.

En fait, je recherche un outil tout-en-un !

Est-ce que cela existe ?

Avez-vous des suggestions ?

Merci,
Marc

[Benoit_Desforges]

Je ne suis vraiment pas expert en la matière, mais GSuite fait pas mal tout ça sous la même plateforme, t’a Gmail, Drive, la suite sheets/docs/slides, l’agenda, ect

Tout ça s’intègre biens aux autres plateformes par Zapier.

Le tout pour ~10$CAD/mois par utilisateur

[Marie_Pierre (Marie-Pierre Guignard)]

Salut @MARC_LECLERC,

@sebastien.henault parle de quelques ressources dans son article: Comment devenir une entreprise sans papier

Et je suis personnellement en train de faire le switch vers le numérique pour la compagnie de mon chum. J’en parle ici:

La comptabilité d'une PME & la folie du papier

Salut, Zoho ont maintenant un programme de partenariat, comme je baigne dans les logiciels comptables depuis très longtemps je suis devenu partenaire (Zoho Advisor) pour Zoho Finance. J’adore le programme, facile à implanter et à utiliser, plein d’intégrations et en français. Je vais proposer une offre exclusive sur La Tranchée très bientôt, à suivre. Merci, Rej

et la suite ici:

En transition vers une entreprise sans papier

Salut la gang! Je suis vraiment excitée d’écrire mon premier journal de progrès aujourd’hui pour quelque chose qui me tient à coeur. J’avais parlé de la folie du papier de l’entreprise de mon chum dans ce post: La comptabilité d’une PME & la folie du papier Depuis, on a découvert @sebastien.henault et on a eu notre première formation ce matin pour devenir une entreprise sans papier. Linda, la super secrétaire-comptable sur la photo est très motivée de la transition. C’est un énorme changeme…

Les outils qu’on utilise:

• Scanner (celui intégré avec l’imprimante)
• La suite Google Drive
• Zendesk pour les emails (parce qu’ils sont plusieurs, mais je crois qu’ils ne prennent plus de nouvelles inscription. Voir du côté de Missive App)
• Adobe Acrobat Pro DC
• LastPass pour les mots de passe
• Le support de @sebastien.henault pour la structure et l’arborescence (au début pour se lancer)

N’hésite pas si tu as des questions!

[Matthieu_Desroches]

Pour ce qui est de tes documents (paperless), je te conseille personnellement d’y aller avec Evernote. C’est une application de prise de notes très avancée avec une fonction de scanner intégré. Tu peux donc tout numériser et éliminer beaucoup de papiers.

J’ai écrit 2 articles sur Evernote si ça peut t’éclairer:

• Qu’est-ce qu’Evernote, à quoi ça sert et pourquoi l’utiliser?

• 4 façons originales de capturer de l’information avec Evernote

[sebastien.henault]

Bien résumé @Marie_Pierre le backup externe est aussi super important puisque les dossiers cloud ne sont généralement pas à l’abri des virus qui peuvent s’installer sur un ordinateur. J’ai déjà un client qui s’est fait mettre ces documents en otage par un hacker qui avait vider son cloud.

Je recommande d’utiliser soit un disque dur externe ou une clé USB qui ne reste pas branché en permanence sur l’ordinateur ou d’utiliser les services d’une entreprise qui offre les backup en ligne.

J’utilise les service de ITcloud, mais j’ai appris cette semaine qu’on doit passer par un partenaire pour en faire l’installation. Nous avons utiliser les services de Prima Net pour la mise en place de notre backup en ligne automatique.

[MARC_LECLERC]

Merci à tous pour vos réponses rapides

Comme un bon élève, j’ai lu vos suggestions avec attention.

@Marie_Pierre D’après ce que je comprends, il n’y a pas d’outils tout-en-un pour une petite entreprise comme la mienne. Je n’ai donc pas vraiment le choix de poursuivre avec différents outils :

• Suite bureautique : soit GSuite ou rester avec Office365
• Logiciel de comptabilité : Wave ou autre
• pour mes notes : Evernote
• Cloud : Onedrive ou Gdrive
• Mon ancien scanner NEAT

En suivant les liens dans vos différents textes suggérés, j’ai lu qu’ @Olivier_Lambert et @Rejean_Campeau utilise Zoho. Que pensez-vous de cette plateforme ?

@Benoit_Desforges : Quels seraient d’après toi les avantages à utiliser GSuite ? J’avoue que je connais très peu la suite de Google étant utilisateur d’Office depuis les tout début. J’utilise Google Calendar que pour m’assurer une bonne synchro avec mon cellulaire Android.

Après quelques lectures, il semble qu’Evernote soit également supérieur à Keep pour les notes. Peut-être que je me trompe

@Matthieu_Desroches Existe-t’il à quelque part une suggestion de structure ou d’arborescence pour m’aider à organiser mes documents dans Evernote ? J’utilise Evernote depuis 2009 de façon occasionnelle et je trouve que c’est le fouilli total . . . je sais c’est de ma faute

Concernant aspirateur de contenu de page web, j’utilise Pocket. Est-ce un bon choix ou y a t’il meilleur comme outil ?

Désolé, ça fait beaucoup comme intérrogation . . . j’essaie de partir sur un meilleur pied pour le début de la prochaine année . . . et surtout faire disparaître la tonne de papier que je dois continuellement traiter , , , quelle perte de temps

Merci à vous tous pour le suivi,

Marc

[MARC_LECLERC]

@sebastien.henault

Je me pose justement une question concernant la sécurité de mes données

J’avais l’impression que l’utilisation de Onedrive dans mon compte Office365 assurait la sécurité de mes données en étant dans le Cloud.

Après quelques lectures, j’en suis moins sûr !

Qu’en penses-tu ? Devrais-je ajouter un service de backup en ligne Cloud ou plutôt physique ?

Hier soir en naviguant sur le net, j’ai tombé sur une offre qui semble incroyable à 90% de rabais pour un service de backup pouvant aller jusqu’à 5 Tb à 6,95$ pour la première année et 69,50$ pour les suivantes : https://www.idrive.com/

Qu’en pensez-vous ?

PS : @Marie_Pierre Il me semble que je traite de plusieurs points en même temps. Devrais-je démarrer des sujets distincts ?

Marc

[Marie_Pierre (Marie-Pierre Guignard)]

PS : @Marie_Pierre Il me semble que je traite de plusieurs points en même temps. Devrais-je démarrer des sujets distincts ?

Non non, c’est parfait que tu laisses ça dans le même sujet, qui t’appartient, c’Est tout relié ce que tu dis c’est parfait!

Je suis exactement dans la même phase que toi concernant tes backup. Je me demandais si c’était nécessaire d’avoir un backup pour Google Drive. J’avais même créé un sujet sur le forum : Back up Google Drive

Dans lequel @Jean_Lecompte m’avait recommandé arqbackup.com qui semble bien et pas cher.
Là où je me pose des questions, c’est si ça fait vraiment un backup de Google Drive et du système comptable (nous c’est Avantage). C’est les deux seules choses importantes à backupper de notre côté…

[MARC_LECLERC]

@Marie_Pierre

Ce que je comprends de arqbackup.com, c’est que c’est seulement le logiciel, et que l’on doit fournir nous même l’espace nécessaire pour recevoir le backup.

J’utilise déjà SyncBack qui fait se travail pour sauvegarder nos postes de travail sur notre NAS et de notre NAS vers un disque externe.

Mon questionnement, tout comme toi, concerne plus mes données sur le Cloud (Onedrive). Je sais bien que Onedrive me permet de revenir à mes 25 dernières versions d’un fichier. Mais en réalité ce n’est pas grand chose quand on considère que pour lui chaque fois que j’enregistre c’est une nouvelle version. Lorsque je travaille plusieurs heures sur un fichier, j’enregistre possiblement plus que 25 fois

Mais je ne sais pas si au besoin je peux, par exemple, récupérer une version de voilà une semaine, un mois ou autre. D’où mon questionnement à savoir si je devrais gérer moi même des backup de mon Onedrive.

[Jean_Lecompte]

Better safe than sorry!
Pour quelques dollars par mois.

[Pascal_Cabana]

Mon questionnement, tout comme toi, concerne plus mes données sur le Cloud (Onedrive). Je sais bien que Onedrive me permet de revenir à mes 25 dernières versions d’un fichier. Mais en réalité ce n’est pas grand chose quand on considère que pour lui chaque fois que j’enregistre c’est une nouvelle version. Lorsque je travaille plusieurs heures sur un fichier, j’enregistre possiblement plus que 25 fois

onedrive for business c’Est 500 version

[MARC_LECLERC]

@Pascal_Cabana

Hum . . . je suis, depuis les tout début d’Office cloud, avec la version Office365 Famille

Je n’ai jamais pensé à changer pour la version Business lorsque j’ai démarré mon entreprise.

Bon . . . un autre point à régler

Cette version a toujours répondu à nos besoins qui sont basiques :

Outlook online
Word
Excel
Onedrive

Nous sommes que deux, ma conjointe et moi. Lorsque requis, je fais appel à des sous-traitants qui ont leurs propres équipements.

Donc nous utilisons chacun un desktop, un portable et notre cellulaire.

Devrions nous passer à la version Business ou rester avec la familliale ?

Merci

[alexandre.desy (Alexandre, Développement durable-innovation sociale-responsabilité sociétale)]

Salut @MARC_LECLERC,

Pour ma part (étant en développement durable, le sans papier, je connais ça!), j’utilise Microsoft 365 et je passe d’ici quelques semaines en mode Office365 business.

Actuellement ce que j’utilise comme outils:

• Dropbox PRO 109$/an (cloud saving + accès à tout mes dossiers de travail depuis 10 ans + numérisation de docs via mon iPhone
• suite Office 365 personnelle complète (abonnement mensuel d’ici à ce que j’upgrade). 8$/mois
• Asana version gratuite (pour mes to-do lists + collaboration avec employés/partenaires + gestion de projet)
• Calendrier Outlook synchronisé avec Calendly et son app. (donc plus d’agenda non plus!) version gratuite
• Dashlane (pour enregistrer et sécuriser tous mes mots de passe, donc fini les bout de papiers partout) version gratuite
• Nutcache (pour tout ma gestion de projet, feuilles de temps des collaborateurs, facturation, comptabilité de projets) environ 14.95$USD/mois

Selon un de mes contacts que je connais via un conseil d’administration sur lequel nous sommes tous les deux impliqués voici les modalités de Office 365 Premium (si cela t’intéresse, écris-moi en privé, je pourrai se trouver son numéro pour que tu lui poses tes questions comme je l’ai fait):
Coûts : 182.40$ pour 1 an (15.20$*12)

En bonus, tu peux aussi avoir l’app MileIQ, qui te permet de faire un calcul du kilométrage affaires/perso rapidement et qui te créer une base de données facile à gérer et exportable en Excel notamment. Il y a aussi Booking, pour la gestion de calendrier et de rencontres, mais je ne l’ai pas essayé et les critiques que j’ai lu mentionnent que c’est du nouveau, donc plusieurs ajouts à faire avant que ce soit au point.

En surplus et au besoin:

• Sauvegarde en ligne avec ItCloud ; 60$/an par tranche de 50Go (tu choisis ce que tu veux sauvegarder)
• Sauvegarde à partir des serveurs de Microsoft 47.40$/an (3.95$/mois). Sauvegarde Exchange et Onedrive seulement. Rien à installer sur ton poste.
• Antivirus corporatif Bitdefender 35.40$/an (2.95$/mois)
• Formation en ligne des produits Offices 365 23.40$/an (1.95$/mois)

Les prix sont par licence sur une base annuelle. Ils peuvent être cancellés en tout temps (remboursement au prorata), sauf la sauvegarde LtBackup, contrat 1 an.

Alors, voilà! j’espère que ça pourra t’aider. Je n’ai rien contre toute la Gsuite non plus. Mais j’y suis moins habitué et je suis moins intuitif quand je l’utilise.

[MARC_LECLERC]

Bonjour @alexandre.desy

Merci pour ta réponse !

Hum . . . je ne suis pas toujours certain de bien comprendre l’utilité de passer de ma version actuelle Office365 Famille à la version Business considérant que pour 109$ nous puissions avoir 5 usagers pour ce prix donc amplement suffisant puisque nous sommes que deux dans l’entreprise

Si ce n’est pas trop indiscret, quelles sont les raisons pour lesquelles tu fais le saut à la version Business ?

Merci pour ton aide.

[alexandre.desy (Alexandre, Développement durable-innovation sociale-responsabilité sociétale)]

bon matin @MARC_LECLERC,

Je suis très à l’aise à jaser des raisons qui m’amène vers Business, bien je sois tout nouveau, je pense que l’entraide est à la base de La Tranchée

Puisque je fais beaucoup de route, assiste à des colloques et conférences un peu partout, je dois avoir accès à tout mes fichiers dans le nuage (connexion portable, iPhone, iPad très pratique) et très utile lorsque j’ai des employés à charge en gestion à distance. Avec Dropbox à 109$/an + le 8$/mois d’Office personnel, je me retrouve sensiblement au même prix qu’Office 365 Business, mais avec plus de fonctionnalités et une compatibilité accrue entre les programmes. Pour ma part, mileIQ va me faire sauver pas mal de temps pour la tenue de mon registre de kilométrage, je pourrai fourni des comptes courriels pour des collaborateurs qui en voudrait (avantage pour mes partenaires), Teams sera fort pratique pour échanger en temps réel, Flow me permettra d’élaborer mon planning de projets sous d’autres angles d’attaques, OneDrive remplacera ma Dropbox pro, Sharepoint me servira pour le développement de ma stratégie moyen-long terme.

Au final, ce forfait me donnera plus pour le même prix.