Salut tout le monde. J’ai tellement parlé de délégation dans le passé … Je pensais savoir ce que c’était, mais c’est en engageant ma première employé à temps partiel que j’ai compris ce que c’était réellement.
Ça demande vraiment 3 à 5 mois pour bien connaître la personne, créer un lien de confiance et lui donner le temps de connaître nos valeurs, façon de travailler, nos clients, etc. Il faut s’attendre à être prêt à bien les guider/encadrer. Pour ma première employée, j’avais fait l’erreur de la laisser à elle-même lorsqu’elle est arrivée. Je me suis reprise ensuite et j’ai mis beaucoup d’énergie pour qu’elle soit bien intégrée et qu’elle soit toujours bien aussi dans son travail. Quand elle a démissionné, je venais de lui annoncé qu’elle entrait à temps plein. J’ai trouvé ça dur. Ça m’a prise 2 ans avant de m’en remettre, dans le sens que je l’avais vraiment pris personnel. J’ai attendu en 2021 avant de déléguer à nouveau.
Pour la trouver, j’avais engagé un consultant RH externe qui m’avait aidé dans le processus d’embauche, création du contrat, etc. J’ai eu de l’aide de ma mère pour les entrevues et suivis avec les candidats. C’est ma mère aussi qui faisait les suivis administratifs, paiement de l’employée, évaluation de l’employée, etc.
En 2017, j’ai eu un épuisement professionnel… J’ai ralenti mes activités puis quand je me suis relancée de façon plus officielle, j’ai décidé de déléguer à nouveau… Parce que pas question que je revive un épuisement…
Mais cette fois-ci, j’ai préféré engager des travailleurs autonomes / pigistes que des employés à temps plein/partiel… c’était vraiment vraiment trop de gestion et je n’aime pas ça.
Alors depuis 2021, j’ai une adjointe administrative. Je l’ai trouvée par moi même en cherchant sur Google. Elle ne faisait pas partie de mon réseau, mais je voyais déjà sur son site Web que j’étais complémentaire à elle. On a commencé avec des petites banques d’heures puis aujourd’hui elle fait environ 20 à 30 heures pour moi par mois pour les tâches suivantes :
• automatisation des tâches dans Zoho avec des consultants externes
• pré-entrevue avec toutes les personnes qui remplissent les formulaires d’intérêt pour mon accompagnement principal
• création des fiches de prospects clients dans zoho
• résumé par courriel des préentrevues pour que ça soit facile pour moi de les consulter
• relance / suivis avec les prospects jusqu’à ce qu’ils signent ou qu’ils disent qu’ils ne sont pas intéressés
• suivi des paiements avec les clients
• amélioration des processus pour mon service client en continu
Ça me libère énormément de temps et de charge mentale. Pour déterminer ces tâches, je m’étais fait un tableau de tâches que je faisais dans mon entreprise. Celles que je ne voulais plus faire, celle que j’aimais faire et celles que ça ne me dérange pas de faire, mais que ça pourraient être cool de déléguer.
Plus tard, j’ai ensuite engagé une responsable des médias sociaux. Pour la trouver, j’ai procédé à un vrai recrutement inspiré du premier recrutement que j’avais fait pour mon employé à temps partiel. Je voulais trouvé une perle rare. J’ai affiché une demande sur ma page Facebook avec un formulaire à remplir. Mon adjointe a fait des préentrevues et a fait une première sélection pour m’en présenter 5. Puis j’ai rencontré ces personnes et j’ai fait une nouvelle sélection pour en avoir finalement deux. J’ai choisi celle qui me complétait le plus et je suis pas mal contente de mon choix.
Comme mon adjointe, je la paye par banque d’heures et c’est pour les tâches suivantes :
• Stratégie pour ma ligne éditoriale
• Élaboration du calendrier de publication à partir des idées de publications que je lui fournis
• Création des visuels
• Programmation des publications
Parfois, selon ce qui est en cours, elle intervient aussi dans des projets plus précis comme ménage des abonnés sur mon infolettre, modifications sur mon site web, création de langing page, entonnoir, etc.
Avec toute transparence, pour ces deux nouvelles personnes, mon erreur au tout début a été de ne pas avoir augmenté mes prix et leur donner plus que ce que je me donne en terme de salaire. Je me suis ajustée en suite, mais je sais que certains font toujours ça pour leur permettre de déléguer plus rapidement. Genre avoir une autre source de revenu ou emploi en attendant que ça soit plus stable pour ensuite se donner un salaire.
Voilà, je reste disponible si vous avez des questions.
Kim
