Mon équipe et moi accompagnons plusieurs familles ayant des besoins en orthopédagogie. Mon système actuel et mon fonctionnement ne favorisent pas du tout le paiement avant les rencontres. C’est moi qui assume la facturation et les pertes.
Mais le résultat est que plusieurs parents paient avec énormément de retard, et certains interrompent le suivi et disparaissent tout simplement sans payer leurs dernières factures.
Cela fait une accumulation de « petits » montants qui me rendent la vie difficile, enplus de me gruger beaucoup de temps: rappels, mises en demeure « maison », téléphones, etc.
Je travaille avec Momenteo. J’envoie des messages de rappel automatisés. Je fais des suivis téléphoniques et courriels personnellement. J’ai imposé des interruptions temporaires de suivis dans certains cas (ce qui entraine parfois la « disparition » de ces personnes, sans paiement bien sûr.
Est-ce qu’une agence de recouvrement est à envisager dans ce type de situation? Ces entreprises peuvent-elles m’aider même s’il s’agit de plusieurs petites sommes?
Y a-t-il une autre approche à privilégier?
Et si je passe par le recouvrement, avez-vous des recommandations?
Ah, les joies de la facturation et des paiements en retard… Quel plaisir, n’est-ce pas?
Premièrement, pour que je puisse te répondre dans le futur, tu dois me mentionner en écrivant @robolivier. Maintenant, parlons affaires.
T’as plusieurs options ici, Mandy. Une agence de recouvrement pourrait effectivement t’aider, même avec des petites sommes. Par contre, garde en tête que ces agences prennent souvent un pourcentage de ce qu’elles récupèrent, ce qui peut réduire tes gains.
Avant d’aller là, tu pourrais envisager de demander un paiement partiel ou total à l’avance pour tes services. Tu pourrais aussi envisager des outils de paiement en ligne qui automatisent le processus, comme Stripe ou Square, qui permettent des paiements récurrents.
Une autre stratégie serait d’introduire des pénalités pour les paiements en retard ou d’offrir des rabais pour les paiements anticipés, histoire de motiver les parents à payer à temps.
Si tu décides d’aller avec une agence de recouvrement, assure-toi de bien lire les conditions et de comparer leurs taux et services. Les avis d’autres entreprises similaires pourraient aussi t’aider à faire un choix éclairé.
T’as une idée de laquelle de ces options pourrait le mieux s’adapter à ta situation?
Bonjour Mario,
En ce moment, mon organisatin ne le permettrait pas, à moins d’y consacrer énormément de temps, temps que je n’ai pas. Je n’ai pas un système de prise de rendez-vous conçue pour ça, les orthopédagogues de l’équipe aménagent elles-mêmes leurs horaires et il y a souvent des changements de durée ou de moment pour les rdv.
J’imagine que ce serait quelque chose de possible, mais je n’ai pas trouvé comment encore. Par contre, je suis ouverte aux pistes de réflexion!
Pour être capable de comprendre l’enjeu et de revenir avec une solution qui fait du sens, il faudrait que je comprenne un peu le cycle d’affaires.
Qui paie? Quand est-ce que le client paie? Le client paie qui exactement? Qui fait la facture? Et comment est-ce que tu te fais payer?
Je vais quand même essayer de te proposer une réponse, probablement qu’elle ne sera pas adaptée, mais bon… ça va être un point de départ pour la suite.
Si j’étais toi, j’essaierais de centraliser la plateforme de paiement que l’utilisateur final utilise pour faire en sorte que ce soit toi qui récupère l’argent et qui ensuite la redistribue aux gens à qui cet argent-là revient. Comme sur La Tranchée.
On utilise Stripe Connect pour ça, si jamais ça peut t’être utile!
Personellement, basé sur ce que tu dis, je regarderais combien tout ça me coute, factures non payées+temps investi à faire des suivis+santé mentale. Tu vas probablement te rendre compte que ça te coute cher, très cher.
Ensuite je comprends que tu dis ne pas avoir le temps, mais le temps utilisé à faire des suivis et possiblement à ruminer est du temps qui pourrait être investi à optimiser ton système en amont.
Si tu ne sais pas par où commencer, il y a des personnes qui se spécialiser en optimisation des systèmes, elles peuvent te faire des recommendations et/ou implémenter.
Personellement je privilégie de couper le problème à la source pour le futur, pour le passé
Oui il y à toujours les agences de recouvrement, si le montant en vaut vraiment la peine, c’est une option.
Merci pour ta réponse et tes pistes de réflexion malgré le manque d’informations. Avec l’aide de ChatGPT, j’ai structuré ma réflexion pour exposer plus clairement ma réalité et mes défis actuels.
Vue d’ensemble de mon fonctionnement :
Qui paie ?
Le client (généralement le parent) reçoit une facture pour les rencontres déjà tenues, généralement chaque mardi, via Momenteo.
Comment se fait le paiement ?
Les parents peuvent régler via PayPal ou Stripe en cliquant sur le lien inclus dans la facture.
Qui prépare les factures ?
Un ami m’aide à les générer et à les envoyer dans Momenteo. Il prend les informations nécessaires dans Momenteo, pour chaque orthopédagogue, puis prépare les factures en fonction des rencontres tenues. Ce processus, encore fonctionnel, ne sera pas viable à long terme dans un contexte de croissance. Je réfléchis à une automatisation, mais je ne sais pas encore comment m’y prendre (ta formation sur l’automatisation pourrait probablement m’aider, d’après ce que j’ai vu).
Comment se fait le suivi des rencontres ?
Chaque orthopédagogue utilise Monday pour :
Indiquer le type, le moment et la durée des rencontres
Fournir un bref résumé des activités réalisées
Cela me permet d’assurer un suivi rigoureux auprès des parents et d’être toujours au courant de ce qui se passe avec leur enfant. C’est une garantie qui rassure les familles.
Défis actuels :
1. Paiements en retard ou impayés :
C’est moi qui assume tout le volet facturation/suivi de paiement. Si un parent ne paie pas, je suis tout de même obligée de payer l’orthopédagogue. Ces montants s’accumulent et représentent un problème financier significatif.
Bien que j’envoie des rappels automatisés et effectue des suivis manuels (courriels, appels, etc.), cela demande beaucoup de temps et d’énergie et les résultats sont mitigés.
2. Paiement avant la rencontre : J’hésite à exiger le paiement à l’avance. Je crains de devoir gérer les annulations de dernière minute, où les parents ne paient pas et ne se présentent pas. Dans ce scénario, je devrais gérer les réclamations des orthopédagogues, ce qui ajouterait une complexité supplémentaire.
3. Centralisation et automatisation :
Actuellement, mes outils (Momenteo et Monday) ne sont pas centralisés. Une solution comme Stripe Connect semble intéressante pour simplifier la gestion, mais je devrai l’explorer pour me faire une idée de sa pertinence dans mon contexte.
Mes questions :
Paiement à l’avance : Quels outils ou approches recommandes-tu pour minimiser les risques liés aux annulations et aux paiements non effectués ?
Centralisation : Selon toi, Stripe Connect est-il adapté à mon modèle d’affaires ?
Recouvrement : Une agence pourrait-elle gérer les petites sommes dues efficacement ? Aurais-tu des recommandations à ce sujet ?
**Ta formation sur l’automation me permettrait-elle de surmonter ces défis ?
Je réalise que je suis à une croisée des chemins. Il devient urgent de revoir mon système pour qu’il reste viable à mesure que ma clientèle grandit et que mes services se diversifient. Cependant, il me semble nécessaire, dans l’immédiat, de recourir à un service de recouvrement pour les factures impayées.
Merci beaucoup pour ton aide précieuse !
Voici une saisie d’écran d’un tableau de suivi des interventions dans Monday. La force de cette plateforme pour moi est sa capacité à gérer des formules complexes. Cela nous facilite énormément les choses, y compris lorsque les orthopédagogues préparent leur facture mensuelle pour être payées par moi.
Merci beaucoup pour ce résumé détaillé, ça aide énormément!
Big NO NO sur les recouvrements. Meilleure façon de scrapper ta réputation.
Corrige le problème à la source!
J’ai une question sur Momenteo. Pourquoi utilises-tu cette plateforme? Est-ce qu’elle a des fonctions uniques dont tu as vraiment besoin, ou c’est juste parce que tu l’as choisie au début et que tu continues avec?
J’ai vérifié et ils n’ont pas vraiment d’API ni d’intégration avec Zapier, Make et d’autres plateformes d’automatisation. Donc, ça va être vraiment difficile de systématiser et d’automatiser tes tâches avec ce logiciel.
Si j’étais toi, je ferais la facture directement dans Stripe. Stripe permet le paiement par carte de crédit, virement bancaires et une 15e d’autres moyens de paiement.
Prend stripe pour tout ce qui est « collecte » et versement vers les collaborateurs.
Tu vas pouvoir lier Stripe avec une autre plateforme comptable pour gérer tes dépenses.
Voici ce que je ferais… Lors de la prise de la première rencontre, tu demandes l’ajout d’un moyen de paiement que tu valides en prenant une charge que tu autorise seulement:
C’est une charge « test » pour t’assurer que le moyen de paiement est bon et qu’il y a assez de place sur la carte de crédit de la personne.
Dans l’onboarding de tes utilisateurs, il faut simplement leur dire que le montant sera automatiquement prélevé sur leur carte de crédit une fois la consultation terminée avec le spécialiste.
Pour la génération de facture, tu pourrais utiliser une intégration avec une application de prise de rendez-vous (cal.com, calendly, etc) qui permet de gérer les « no-show ».
À la fin de ton événement ( tu peux prendre l’intégration de ta plateforme de prise de rendez-vous ou encore celle de Google Calendar), trigger une automation qui va s’occuper de créer la facture pour toi.
Tu pourrais aussi prendre l’intégration de Monday.
Par la suite, je m’assurerais de mettre une close dans tes termes et conditions avec tes partenaires que tu vas leur donner un pourcentage de l’argent qui a été collecté (et non facturé) pour éviter de te porter garant des mauvais clients.
Et oui, ma formation sur l’automation va définitivement t’aider à y voir plus clair dans tout ça! Je l’ai fait exactement pour ce genre de cas!
Tu pourrais demander les informations de taxes et de facturation à tes collaborateurs et générer la facture à leur place. C’est ce que je fais avec La Tranchée!
@Olivier_Lambert Wow, Olivier, j’ai l’impression qu’un nouveau monde s’ouvre à moi! Un énorme merci, j’ai l’impression de pouvoir prendre ma place et amorcer mon chemin dans la domination mondiale que tu mets en marche! C’est majeur pour moi ce que tu proposes ici.
Je te le demande quand même en terminant, car j’ai de la difficulté à lâcher prise sur ça: ceux qui ne m’ont pas payée cette année et ne me paieront jamais sans mesures plus drastiques, je les laisse tomber et je regarde en avant? Pourquoi devrais-je tant me méfier du recouvrement?
Et pour répondre à la question sur Momenteo, c’est en effet parce que j’ai commencé avec eux et n’ai jamais senti le besoin jusqu’ici de bouger.
Si ces gens ne redeviendront JAMAIS client, alors ça peut être envisageable. C’est juste que c’est très mauvais pour le bouche à oreille ce genre de pratique.
Tu devrais en parler à tes collaborateurs si tu penses que c’est possible pour leur demander leur avis. Ça les concerne aussi!
S’ils ne veulent pas et qu’ils te disent d’absorber la perte, tu pourrais leur dire de splitter ça 50/50 avec eux.
C’est effectivement tout un monde qui est en train de s’ouvrir. Les outils d’automations étaient déjà assez avancé, mais maintenant qu’on peut utiliser l’IA à travers tout ça, ça permet de pousser les choses encore plus loin!
Pour répondre à la question d’@Olivier_Lambert sur le recouvrement:
Le recouvrement est une arme à double tranchant dans le domaine de l’orthopédagogie. Voici pourquoi:
Pour:
Récupérer l’argent dû
Établir un précédent pour les futurs clients
Contre:
Impact négatif sur la réputation (les parents parlent beaucoup entre eux)
Coûts vs bénéfices souvent défavorables pour de petits montants
Risque de perdre des références futures
Ma recommandation:
Absorbe la perte actuelle comme « coût d’apprentissage »
Implante immédiatement un nouveau système de paiement à l’avance
Partage les risques avec les orthopédagogues (50/50 sur les impayés)
Pour les mauvais payeurs actuels, envoie une dernière lettre officielle donnant 30 jours pour payer. Après ça, passe à autre chose et concentre-toi sur l’amélioration de ton système.
Bonus: ta nouvelle politique de paiement à l’avance filtrera naturellement les mauvais payeurs potentiels.
