Salut Maxime,
Je crois que cela dépend de ce que tu entends par rapide et abordable.
De mon côté j’utilise Dext, QuickBooks Online et Rotessa.
Facturation < 1h par mois
La majorité de mes factures sont récurrentes, donc elles sont créées automatiquement dans QuickBooks le 1er du mois et j’ai seulement à les réviser avant de les envoyer. C’est tout !
Je me suis fait un document de référence qui explique pour chaque client quels éléments devraient se retrouver sur la facture et quel est le montant total attendu. C’est donc très facile de valider les factures rapidement avant de les envoyer, ou de déléguer cette tâche au besoin.
Avant d’avoir seulement des factures récurrentes, j’avais trouvé comme moyen pour optimiser ma facturation de prendre en note sur un OneNote ou autre les factures que je devais faire tout au long du mois et seulement me connecter à QuickBooks une fois par mois pour aller toutes les créer d’un coup. C’est niaiseux, mais c’est quand même « long » se connecter à QuickBooks, donc en faisant toutes les factures d’un coup je sauvais beaucoup de temps.
Dépenses < 1h par mois
J’envoie tous mes reçus par courriels dans la plateforme Dext. C’est une plateforme qui utilise l’IA pour extraire les données des factures (sous-total, taxes, total, fournisseur) puis qui place la facture dans un compte de dépense. Ensuite, ça prend 2 secondes pour aller vérifier que les données extraites et le compte de dépense sont bons, puis en un clic la facture est ajoutée dans les dépenses QuickBooks.
Pour les dépenses d’abonnement récurrentes que j’ai (par exemple hébergement Web, courriels, etc.) j’ai des règles dans Outlook qui transfèrent automatiquement les courriels avec les factures des fournisseurs vers mon Dext et qui les supprime de mon Outlook. Même principe que pour lorsque je crée des factures, j’essaye d’aller dans Dext le moins souvent possible pour travailler en lot et économiser du temps.
Rapprochement bancaire et autre paperasse 1h par mois
Dans QuickBooks Online j’ai connecté mes comptes bancaires, donc c’est très facile de faire la conciliation. Si QuickBooks trouve une transaction dans ses livres qui correspond à un dépôt ou retrait de mon compte, il va me le suggérer et en un clic je peux le valider. À la fin, s’il reste des transactions dans mes comptes bancaires pour lesquelles QuickBooks n’a pas trouvé de lien de son côté, je dois investiguer pour voir si j’ai oublié de mettre une facture de dépense dans Dext ou autre.
Récemment j’ai décidé de déléguer la partie de vérification des dépenses (Dext) et rapprochement bancaire et autre paperasse (rapports de taxes). Bien que j’aime que tout soit en ordre dans mes chiffres, pour commencer j’ai décidé d’y aller de façon trimestrielle.
C’est donc environ 3-4h par trimestres de temps que je me libère et cela me coute environ 300$.
C’est n’est pas très rapide puisque mes données sont seulement mises à jour une fois par trimestre, mais c’est mon choix. Si je veux, je pourrais augmenter la fréquence.
Au niveau des couts, c’est un taux qui revient peut-être un peu plus cher que les solutions d’assistant virtuel, mais le travail est effectué par une technicienne comptable qui travaille dans le cabinet de mon comptable-fiscaliste, donc j’ai la paix d’esprit que le travail est bien fait et qu’à la fin de l’année tout soit fluide puisqu’ils n’auront pas plein de régulations à faire pour corriger les erreurs que j’aurais pu faire.
D’un autre côté, ce n’est vraiment pas dispendieux lorsque je me compare à certaines entreprises qui utilisent de vieux logiciels de comptabilité et qui ont un employé à temps plein ou partiel pour presque le même volume de transaction que je ferais en moins de 3h par mois. Avec l’automatisation et les intégrations à d’autres outils Cloud, c’est possible d’économiser énormément de temps.