Le rôle des administrateurs d'une société par actions et autres "obligations"... Dans la réalité, ça dit quoi?

mariemichele.doyon · Février 7, 2018, 5:57

Bonjour à tous!

Je travaille actuellement à réviser une convention d’actionnaires pour @francois.douville et moi! (Bon je dis réviser car on part d’un modèle existant qu’on ajuste selon nos besoins, avec ma brique sur le droit des affaires et mes souvenirs de ce cours d’uni en tête, ça devrait bien aller )

Il y a un point qui me bug cependant, c’est l’organisation de la société par actions : la paperasse, le rôle des administrateurs et autres concepts théoriques qui selon moi, doivent rarement être suivis dans la réalité des petites sociétés.

Si je comprends bien mon livre, la différence entre les admins et les actionnaires est que les admins sont nommés une fois par année pour représenter les intérêts de la compagnie et en assurer la gestion, contrairement aux actionnaires qui peuvent agir en leur intérêt personnel dans la prise de décisions… Mais les actionnaires peuvent décider ensemble de ne pas nommer d’administrateurs et d’occuper ce rôle eux-mêmes.

Jusque là ça va, mais il semble aussi y avoir des obligations de la part des admins et des actionnaires quant à la fréquence des rencontres, la tenue des registres des statuts et règlements, registre des procès-verbaux des assemblées et des résolutions, l’existence d’un conseil d’administration, l’assemblée annuelle, etc. Il y a seulement la convention d’actionnaire, le registre des valeurs mobilières et le registre comptable qui font du sens pour moi dans tout ça

Ma question est la suivante : quelles sont les obligations (celles pour lesquelles tu pourrais vraiment t’attirer des ennuis financiers ou légaux en ne les suivant pas) d’une société par actions fermée, en dehors de son enregistrement et de son incorporation, du paiement des impôts et des taxes, et du respect de ses engagements envers ses actionnaires, ses clients, ses partenaires et ses fournisseurs?

Je suis du genre à me rendre compte 6 mois trop tard que j’avais un formulaire à remplir pour notre cher gouvernement, et je me dis qu’il ne faudrait pas que ça nous arrive! Dans la théorie de mon livre de droit des affaires, il semble y avoir plein de “steppettes” à faire pour être jour dans toute cette paperasse, mais je me dis que dans la réalité, y’a sûrement pas beaucoup d’entrepreneurs qui font réellement tout ça? Avocats, fiscalistes, comptables et actionnaires, quels sont vos avis et expériences dans ce domaine?

Un ÉNORME merci à vous!

Olivier_Lambert · Février 10, 2018, 8:40

Ouf!

Je crois que tu dois faire une déclaration annuelle… Sinon aucune idée. Je suis du genre à me faire prendre les culottes baissées.

CC. @Comptabilite @notaire-avocat

Pablo_Lecavalier · Mars 8, 2018, 11:32

Salut,
D’abord un point important est vos statuts sur le registraires des entreprises. Un président n’a pas la même fonction et privilège qu’un administrateur sur le registraire. C’est un détail sauf que cela va faire une différence au moment de faire des changements dans les statuts.
La principale obligation est associé à l’imputabilité des décisions. La corporation te permet d’avoir une entité différente des actionnaires toutefois selon la façon que la convention est écrite cette différence pourrait être plus mince et ainsi avoir de lourde conséquence en situation problématique. Audit ou faillite. Je ne te le souhaite pas. Il faut quand même y penser.

Sinon, la notion de convention et d’assemblée est surtout associée au bon fonctionnement des activités. Le plus important est de faire la mise à jour au registraire et d’avoir un bon livre des minutes. C’est aussi dans ce document qu’il y aura les résolutions et modifications relativement aux méthodes de paiement comme par exemple le format des actions et des dividendes.

Voilà

mariemichele.doyon · Mars 20, 2018, 2:31

Salut Pablo,

Merci beaucoup pour ta réponse et désolée pour mon délai de retour, c’est la folie du démarrage par ici

Nous nous sommes mis co-actionnaires à 50% chacun des actions (une seule catégorie) et nous nous sommes mis tous deux administrateurs. Pour ce qui est du président, on n’en a pas encore défini un, mais si on ne lui accorde pas plus de rôle que ça, y a-t-il tout de même un impact qui vient avec ce titre?

Pour ce qui est des risques de faillite, comment peut-on rendre la convention plus solide pour nous protéger? Je me rappelle que la personne morale est en quelque sorte là pour nous protéger, mais je me doute bien que lorsqu’on passera à la banque ils vont nous demander nos garanties personnelles pour nous accorder une marge de crédit…

Merci encore!

Nathalie_Nicolas · Mars 27, 2018, 4:21

Salut Marie-Michele.

Nous on est 2 présidentes-gestionnaire de notre société par action créé il y a 6 ans.
Théoriquement on est supposées faire des réunions du conseil d’administration au 3 mois et les inscrire dans le livre des minutes. J’avoue qu’on ne l’a jamais fait mais je crois que si on est moins que 3 gestionnaires (corrigez-mois si je me trompe) on n’a pas l’obligation de faire un rapport écrit des réunions du conseil d’administration. Autrement dit, on se fait des réunions informelles quand c’est nécessaire sans rapport écrit et ça s’arrête là.

Pour ce qui est des risques de faillites, c’est justement l’intérêt d’une société par action de te détacher d’obligations financières personnelles en cas de faillite non ? (c’est la personne morale de ta compagnie qui est en cause et non plus toi ou ton associé).

mariemichele.doyon · Mars 28, 2018, 12:27

Merci beaucoup pour ta réponse Nathalie! C’est aussi ce qu’on fait jusqu’à maintenant, vive les réunions informelles, beaucoup moins de paperasse à remplir et qui s’empile! De toute façon, 95% de ce qu’on se dit dans le day to day est par écrit.

Finalement l’avocat a mis François président et moi secrétaire, mais selon la convention on détient le même pouvoir de décision donc je ne crois pas que ça change quelque chose…

Pour ce qui est du risque de faillite, on rencontre la banque demain pour une marge de crédit, j’ai bien hâte de voir les garanties qu’ils demanderont ou non. Je ferai un suivi ici, ça pourra guider le reste de la communauté!

Pablo_Lecavalier · Avril 4, 2018, 4:55

Salut @mariemichele.doyon, @Nathalie_Nicolas.

Effectivement, la faillite affecte en premier la compagnie sauf que selon la convention par actionnaire et les actifs en garantie l’effet sera peut-être différent sur les actionnaires. Par exemple, l’un de vous deux avance des fonds à la compagnie et le montant n’est pas remboursé. Si aucune entente existe, le montant risque d’être perdue ou pourra devenir une dette divisé en deux pour des montants dû aux fournisseurs.

Pour être sûr que vous partagez également les risques et bénéfices, il est préférable d’avoir une bonne convention. Un avocat ou un notaire est préférable qu’un comptable sur ce point. Le reste est effectivement plus de l’ordre organisationnel.